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享受生活,必先培養時間管理的好習慣

「一寸光陰一寸金、寸金難買寸光陰」,這個俗語大家都耳熟能詳。時間就是金錢,管理時間對於我們是很重要的。

我們每天都好像過得很忙碌,很充實,可是在睡覺前一刻回想,總是突然發現忘記了原本計劃在今天完成的重要事項。

低效能的人常遇到時間管理的問題

•習慣將要做的工作拖到明天

•無法專注於目前所做的事情

•習慣想要一次處理多項工作

•習慣性地發呆

若時間管理恰當,適當地分配時間處理學習、作業及活動等,便可降低因時間緊逼造成的壓力和焦慮,增加學習效率,令身心發展更健康。

 

以下提供幾個步驟,讓同學們參考:

前一天晚上列出明天想要做的事情

先蒐集腦海中需要完成的事項,列成清單,用手機或紙筆記錄都可以,視乎個人需要和習慣而定。

※最好也列明完成所需的時間。

安排優先順序

為什麼常常列了很多「想做」的事,在任務打上星號提醒自己很重要,最後卻還是每天留下一大堆未完成的任務,這正因為清單太長而打亂自己做事的節奏。所以要放下「每天想要把所有事情完成」的執念,因為你想做的事情永遠多於你可以做的時間。

在列出所有要做的事項後,便需要分辨哪些事項需要優先完成。

方法:按時間“四象限”法,以事情的輕重緩急來決定。這避免把重要的事拖到最後才處理。

重要緊急的事:這些通常是有截止期限的任務,例如明天要考試,但書還未看完。所以最好避免把事情變成重要又緊急。

重要不緊的事:可能是未來一到數個月之間要完成的事項,例如論文或雅思考試,但不是可以立即就完成,就必須拆開成幾個大型任務來執行。例如雅思考試可把英語單詞分開每天背誦一部分。

急但不重要的事:這幾天必須完成的小型任務,例如洗衣服、整理凌亂的書桌。

不緊急又不重要的事:通常是那些沒有迫切完成的壓力,而且重要性不高的事情,例如去超市買零食、看電影等等。

整理出1-3-5 待辦清單」

要記得,待辦清單不是雜務清單,因此讓每天的待辦清單控制在一定的數量,並依序排列你的清單,以便執行。

「1-3-5 待辦清單法則」:

每天 1 件重要任務:放入一件最重要或必須當天完成的任務。

每天 3 件中等任務:如果還有重要並且快要變緊急的事,優先放入中型任務。如果沒有,就放入緊急但不重要的中型任務

每天 5 件小型瑣事:放入可以在30分鐘以內快速處理的事項,可能是緊急但不重要的小型任務(所花費時間不長的),或是不緊急也不重要但是我想做的事,例如跑步運動30分鐘。

化為行動,不再拖延

當我們每天鎖定一個重要事項需完成,是會比較容易投入及激發動力。我們可以配合「番茄鐘工作法」,使完成任務更有效率。

「番茄鐘工作法」的基本步驟:

(1)決定待完成的一個重要任務。

(2)設定計時器至n分鐘(通常為25分鐘)。

(3)持續工作直至計時器響了之後,並在表格上打勾√。

(4)短暫休息5分鐘。

(5)當重覆以上動作4次後,即打了四個 √,便可以休息15-30分鐘。

【優點】這個技巧的好處在於,因為有25分鐘時間壓力,你會比平常更專注,在緊繃之餘又獲得 5 分鐘 15~30 分鐘的放鬆機會,可平衡工作中的辛勞。

當學會了區分優先順序,每日待辦清單練習熟悉之後,就會形成個人每天的任務依據。然後你便可以有整週、整月、甚至整年的待辦清單,以便訂立更長遠的計劃與目標。不管怎樣,做好時間管理不僅提高做事效率、減輕生活壓力,還可以有更多時間投入自己熱愛的興趣,享受屬於自己的樂活人生。 

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